Chữ ký email ngày nay tuy không quá quan trọng nhưng nó cũng là yếu tố quyết định đến sự ấn tượng và sự chuyên nghiệp của bạn mỗi khi gửi thư cho khách hàng, đối tác hoặc các nhà tuyển dụng. Việc sử dụng chữ ký trong email hiện nay là một trong những công việc ngày càng được trọng dụng hơn bởi vì bên ngoài việc thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt đối tác, khách hàng và các nhà tuyển dụng thì những thông tin trong chữ ký của email còn là một nhóm thông tin thu nhỏ giúp cho người nhận nắm bắt được một vài điểm mà họ mong muốn như những thông tin cơ bản để dễ dàng liên hệ với bạn. Vậy nên, không lý do gì mà bạn không trang bị cho bức thư email của mình trở nên chuyên nghiệp, hiện đại hơn phải không?
Chữ ký email có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.
Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:
Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
Tên công ty bạn đang làm việc.
Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.
Vai trò chữ ký Email là gì?
Chữ ký email là công cụ tiếp thị, quảng bá thương hiệu mạnh mẽ
Đối với nhiều người thì việc tạo chữ ký cuối email chỉ là một hành động “cho có”. Chữ ký email có thể là “thanh gươm” hữu dụng cho những “chiến binh” biết tận dụng chúng. Đặc biệt với doanh nghiệp, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu. Cụ thể, một chữ ký email đúng nghĩa sẽ có những vai trò sau đây:
Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
Ngày nay, số lượng email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới hàng chục, hàng trăm. Việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ gây ấn tượng sâu sắc về bạn, thương hiệu của công ty.
Chữ ký email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc mà họ thường quan tâm như: số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website,…
Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, … Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và nổi bật. Bất cứ người nhận nào cũng phải nhìn qua ít nhất một lần.
Tất cả thành viên trong công ty nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.
Cách tạo chữ ký email như thế nào cho chuyên nghiệp?
Cách đơn giản nhất là sử dụng công cụ có sẵn, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi tạo xong, chữ ký sẽ tự động được thêm vào cuối nội dung email mà bạn gửi đi.
Sau đây là cách tạo ra chữ ký email trên hai trình phổ biến hiện nay là Gmail và Outlook.
Tạo chữ ký email trên Outlook cực dễ dàng với những bước sau đây
Để tạo chữ ký trên Outlook, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở trình Outlook và click vào mục “New Email” để tạo email mới.
Vào mục “New Email” trên trình Outlook
Bước 2: Chọn mục “Signature” (chữ ký) trong menu “Message”.
Chọn mục “Signature”
Bước 3: Hệ thống hiển thị bảng thông báo. Click vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.
Click “New” để tạo chữ ký mới
Bước 4: Hệ thống tiếp tục hiện thông báo. Bạn hãy điền tên cho chữ ký của mình và click “Ok”.
Đặt tên cho chữ ký email
Bước 5: Điền thông tin muốn hiển thị trên chữ chứ email vào khung “Edit signature” bên dưới. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh/logo vào theo ý mình.
Click vào nút “OK” sau khi hoàn tất.
Điền nội dung chữ ký email
Bước 6: Để add chữ ký vào email, bạn chỉ cần click mục “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo.
Bizflyvn 